Dossiers pédagogiques novembre 23, 2016 CabinetExpert No comments

> Pourquoi une bonne gestion des documents d’archives est-elle indispensable pour une entreprise aujourd’hui ?

bonne-gestion-des-documents-archives

Réponse courte à cette question pourtant complexe que tout entrepreneur doit se poser. Certaines entreprises, de part leur taille ou leur histoire, n’ont pas encore pris la mesure de la dimension stratégique que revêt l’archivage.

>Différence entre la gestion des archives privées et la publiques

Commençons par distinguer la gestion des archives privées (documents d’entreprise) et la gestion des archives publiques. Afin de mieux comprendre les enjeux d’une bonne gestion des archives, nous vous recommandons vivement la lecture de ces deux sources, l’une pour les archives dans le domaine privé, et l’autre pour les archives dans le domaine public. Voir cet article par l’un des spécialistes en France de l’archivage physique, la société Arcalys : La gestion des archives d’une entreprise. Cet article aborde en détail la gestion des archives privées, selon qu’une entreprise fasse le choix de les gérer en interne ou d’externaliser l’archivage. En ce qui concerne les archives publiques, vous pouvez parcourir le Référentiel de gestion des archives (R2GA), édité en 2013 par la Délégation Interministérielle des Archives de France : Pourquoi les archives sont-elles un atout de modernisation pour votre administration ?

>Comprendre les enjeux d’une bonne gestion

La gestion des documents est souvent vécue, au mieux, comme un passage obligé (il est vrai que la conservation des archives comporte un volet « obligations légales »), et non pas comme une opportunité pour valoriser le patrimoine de l’entreprise. L’archivage des documents d’entreprise n’est en effet pas une composante à prendre à la légère. Dans l’idéal, la gestion des archives doit répondre à une politique d’archivage rigoureuse comprenant 4 procédures bien distinctes :

  1.  Identifier et authentifier chaque document produit ou reçu
  2. Stocker
  3. Conserver et permettre la recherche et la consultation
  4. Éliminer ou classer pour conserver de manière définitive

>La gestion des documents d’archives est vitale pour la survie de l’activité d’une entreprise.

Comprendre ces procédures d’archivage, c’est garantir une activité sereine et durable à l’activité de l’entreprise. En effet, une gestion efficace des archives au sein d’une entreprise a pour conséquence :

  • Un meilleur classement entraînant un gain d’espace de travail tout en évitant une accumulation de documents trop coûteuse
  • Le respect des obligations légales procurant davantage de sécurité pour l’entreprise
  • La mise en place d’un plan de classement permettant une accessibilité et une consultation plus rapide et efficace
  • L’élimination contribue également à gain d’espace comme à une meilleure sécurité contre l’espionnage économique, tout en prenant garde de ne pas détruire accidentellement les fichiers ou dossiers sensibles à conserver

Face à l’augmentation croissante des archives, les entreprises doivent nécessairement adopter des solutions d’archivage qui facilitent leur gestion. Car toute mauvaise gestion peut inexorablement conduire à :

  • La duplication des archives
  • La difficulté récurrente et chronophage à retrouver un document archivé
  • Une augmentation importante des coûts de stockage

>Une procédure, étape par étape

Une bonne politique d’archivage répond à une procédure articulée autour de 4 étapes clés :

  1. Identifier
  2. Stocker
  3. Conserver
  4.  Eliminer

L’identification des documents à archiver est ainsi primordiale, car elle conditionne les règles de conservation à utiliser. Chaque document est identifié dès lors qu’il peut être daté, qu’il est authentique et donc non modifié.

>La conservation, la consultation et l’élimination des archives

Le stockage des archives demande également une organisation rigoureuse et stricte, de manière à ce que chaque document archivé puisse ainsi être facilement retrouvé et parfaitement conserver selon sa durée légale de conservation.

L’archivage proprement dit concerne donc davantage les étapes de conservation et de consultation. Ces deux procédures sont également soumises à des règles strictes si l’entreprise veut de manière sereine éviter toute perte ou détérioration de son patrimoine. Tout document consultable est ainsi protégé tout au long de la durée légale de conservation.

Enfin l’élimination des documents prend en compte cette durée réglementaire. Aussi, chaque document selon sa nature possède une durée légale de conservation qui lui est propre. Certains doivent être conservés 1, 2, 3, 5, 10 ou même 30 ans et d’autres à vie. C’est le cas des archives dites définitives. Quant à la dernière étape, l’élimination, elle correspond donc au sort final donné aux archives ayant dépassé cette durée légale de conservation.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *